¿Es necesaria la conciliación anual de los activos fijos tal y como la conocemos hoy?

Es muy común que la conciliación se limite a un envío de una hoja Excel de una parte de sus activos a los gerentes para que  digan lo que está y lo que no está; o tal vez ha incorporado un sistema de códigos de barras y va buscando ese activo que nunca termina de encontrar.

Estas son situaciones normales de los sistemas tradicionales de conciliación de activos fijos o inmovilizado. Estas ineficiencias de control interno tienen los días contados.

Los ERPs dan una información muy limitada y estática de los activos fijos. A pesar de que éstos son para muchas empresas el elemento de mayor valor de su balance.

Así que cada vez más empresas al hacer operaciones de inventariado de sus activos, han optado por introducir sistemas de identificación única en sus bienes.

Estos sistemas de identificación única han sido hasta hace bien poco, casi en exclusividad, códigos de barras. Pero los códigos de barras presentan limitaciones importantes en operaciones de reconciliación con los ERPs, ya que no proporcionan información dinámica de los activos.

Las tecnologías basadas en sistemas de radio frecuencia (RFID) permiten instalar puntos de control en entradas y salidas; identificando en todo momento los activos que están dentro de las instalaciones, los que están fuera, y los movimientos de entrada y salida. Con lo cual el proceso de reconciliación es tan sencillo como hacer una resta.

Para sistemas como AMS (Asset Management System), utilizando tecnología RFID en colaboración con los ERPs, la conciliación no es una decisión que implique tiempo y dedicación. Es tan sólo una cuestión de extraer información. Las decisiones se basan en un conocimiento de dónde se encuentran sus activos y de quién es responsable por ellos.

Por João Matos CEO de Biz The World

Joao.matos@biztheworld.com